Umowa o zachowaniu poufności (NDA) – co warto wiedzieć?

Julia Pampuchowicz

Przeczytaj ten i inne artykuły bezpośrednio na naszym blogu SMM Legal 24

Umowa o zachowaniu poufności, czy też w skrócie – NDA (z języka angielskiego: non disclosure agreement) jest dość powszechnie zawieraną umową, w ramach której strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy przekazywanych sobie informacji. NDA może być zawarta jako osobna umowa, bądź jako część innej umowy – wtedy nazywa się ją klauzulą poufności.

 

NDA – kiedy zawrzeć?

 

Ta umowa zawierana jest w momencie, gdy dwa lub więcej podmiotów decyduje się na podjęcie współpracy, w ramach której niezbędne może okazać się ujawnienie szczególnie istotnych danych dotyczących np. funkcjonowania przedsiębiorstwa. Spośród umów o zachowaniu poufności można wyróżnić takie, które są wielostronne (każda ze stron jest zobowiązana do poufności względem pozostałych) lub jednostronne (obowiązek zachowania poufności dotyczy tylko jednej strony umowy).

 

Regulacja prawna dotycząca umowy

 

NDA  jest umową, która nie została uregulowana w polskim prawie. Jej postanowienia mogą być kształtowane przez strony co do zasady dowolnie, w granicach swobody umów. Treść omawianej umowy będzie w dużym stopniu uzależniona od warunków, w jakich jest zawierana oraz od rodzaju informacji, które będą na jej podstawie przekazywane. Można jednak wyróżnić pewne charakterystyczne elementy NDA, na które warto zwrócić uwagę przy jej zawieraniu.

 

Preambuła – czy jest potrzebna?

 

W preambule opisuje się okoliczności, w jakich została sporządzona umowa. Zazwyczaj w tym miejscu wskazuje się na przyczynę zawarcia umowy (np. projekt w ramach którego dochodzi do przekazywania informacji) oraz opisuje intencję stron. W razie powstania sporu na tle umowy, treść preambuły może posłużyć do jej interpretacji, dlatego warto zadbać o jej obecność w umowie.

 

Definicja informacji poufnych

 

W NDA należy określić, co strony uznają za informacje poufne, a więc należy stworzyć ich definicję. Stronie ujawniającej informacje zazwyczaj zależy na tym, by definicja informacji poufnych była jak najszersza. Nie wystarczy jednak postanowienie, zgodnie z którym: „informacje poufne stanowią wszystkie informacje przekazane przez stronę”.  Redagując treść NDA należy postarać się o to, by definicja informacji poufnych  była możliwie precyzyjna. Dzięki temu, w razie sprzecznego z umową ujawnienia informacji przez drugą stronę umowy, łatwiej będzie wykazać, że w istocie stanowiły one informacje poufne. W celach dowodowych często wprowadza się również obowiązek oznaczania informacji poufnych w określony w umowie sposób.

 

Wyłączenia od obowiązku zachowania poufności

 

Zazwyczaj w NDA zawiera się również wyłączenia polegające na uznaniu, że obowiązek zachowania poufności nie dotyczy pewnego rodzaju informacji. W tym miejscu najczęściej wskazuje się m.in. na informacje powszechnie znane, informacje, w których posiadanie strona weszła jeszcze przed ich ujawnieniem lub informacje, na których ujawnienie druga strona wyraziła zgodę.

 

Wykorzystywanie i sposób ochrony informacji

 

Istotnym elementem NDA jest określenie, w jakim celu druga strona umowy będzie mogła wykorzystywać ujawnione jej informacje. W NDA warto zadbać również o określenie standardów ochrony przekazanych informacji. Często w tego rodzaju umowach wskazuje się w jakim zakresie oraz na jakich zasadach informacje poufne mogą być ujawniane podmiotom trzecim.

 

Czas trwania umowy

 

Istotną kwestią, którą należy uregulować w NDA jest również czas trwania umowy. Strony mogą ustalić, że umowa zostaje zawarta na czas oznaczony bądź nieoznaczony. W razie zawarcia umowy na czas nieoznaczony warto zadbać o wskazanie odpowiednio długiego okresu wypowiedzenia, ponieważ
w przeciwnym razie przyjmuje się, że do wypowiedzenia umowy może dojść w każdym czasie (zgodnie z treścią art. 3651 kodeksu cywilnego).

 

Kary umowne

 

W NDA warto uregulować również skutki naruszenia obowiązku zachowania poufności. W tym celu często zamieszcza się postanowienia dotyczące kar umownych. Dzięki ich zawarciu w umowie, dochodzenie roszczeń od strony, która bezprawnie ujawniła informacje poufne staje się dużo łatwiejsze, z tego względu, że wystarczy wykazać, że doszło do sprzecznego z umową ujawnienia informacji poufnych. Nie ma natomiast konieczności udowadniania, że to ujawnienie przyczyniło się do powstania szkody. Więcej na temat kar umownych można przeczytać w poprzednich artykułach na blogu: Jak prawidłowo zastrzec karę umowną? Część 1- informacje ogólne oraz Jak prawidłowo zastrzec karę umowną? Część 2 – wysokość kary umownej.

 

Co po zakończeniu umowy?

 

Często w umowach o zachowaniu poufności strony decydują się na określenie, co zrobić
z przekazanymi na jej postawie informacjami, w momencie gdy ich wykorzystywanie nie będzie już konieczne. Dość powszechną praktyką w tym zakresie jest postanowienie, że w określonym czasie strona, której informacje przekazano powinna je zniszczyć lub zwrócić drugiej ze stron.

 

Podsumowanie

 

Aby umowa o zachowaniu poufności skutecznie zabezpieczała interesy stron, przy jej konstruowaniu warto wziąć pod uwagę następujące elementy:

  1. Preambuła wskazująca na kontekst zawarcia umowy;
  2. Możliwie precyzyjna definicja informacji poufnych;
  3. Wyłączenia od obowiązku zachowania w poufności pewnych informacji w określonych sytuacjach;
  4. Wskazanie, w jakim celu wykorzystywane będą ujawnione informacje;
  5. Określenie standardów ochrony informacji;
  6. Wskazanie podmiotów, którym można ujawniać informacje poufne oraz warunków na jakich będą one przekazywane;
  7. Określenie czasu trwania umowy;
  8. Ustanowienie kar umownych;
  9. Określenie sposobu postępowania z przekazanymi informacjami, w przypadku, gdy ich wykorzystywanie nie będzie już konieczne.