NDA (z języka angielskiego: non disclosure agreement), czyli umowa o zachowaniu poufności, jest dość powszechnie zawieraną umową, w ramach której strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy przekazywanych sobie informacji.
Taka umowa może być zawarta jako osobna umowa, bądź stanowić część innej umowy – wtedy nazywa się ją klauzulą poufności.
Umowa NDA – kiedy ją zawrzeć?
Umowa NDA zawierana jest, gdy dwa lub więcej podmiotów decyduje się na podjęcie współpracy. Wówczas w jej ramach niezbędne może okazać się ujawnienie szczególnie istotnych danych dotyczących np. funkcjonowania przedsiębiorstwa. Spośród umów o zachowaniu poufności można wyróżnić wielostronne (każda ze stron jest zobowiązana do poufności względem pozostałych) lub jednostronne (obowiązek zachowania poufności dotyczy tylko jednej strony umowy).
Regulacja prawna
NDA jest umową, która nie została uregulowana w polskim prawie. Jej postanowienia mogą być kształtowane przez strony co do zasady dowolnie, w granicach swobody umów. Treść omawianej umowy będzie w dużym stopniu uzależniona od warunków, w jakich jest zawierana oraz od rodzaju informacji, które będą na jej podstawie przekazywane. Można jednak wyróżnić pewne charakterystyczne elementy NDA, na które warto zwrócić uwagę przy jej zawieraniu.
Preambuła – czy jest potrzebna?
W preambule opisuje się okoliczności, w jakich została sporządzona umowa. Zazwyczaj w tym miejscu wskazuje się na przyczynę zawarcia umowy (np. projekt, w ramach którego dochodzi do przekazywania informacji) oraz opisuje intencje stron. W razie powstania sporu na tle umowy, treść preambuły może posłużyć do jej interpretacji, dlatego warto zadbać o jej obecność w umowie.
Definicja informacji poufnych
W NDA należy określić, co strony uznają za informacje poufne, a więc należy stworzyć ich definicję. Stronie ujawniającej informacje zazwyczaj zależy na tym, by definicja informacji poufnych była jak najszersza. Postanowienie, zgodnie z którym: „informacje poufne stanowią wszystkie informacje przekazane przez stronę” może okazać się zbyt ogólne. Redagując treść NDA, należy postarać się o to, by definicja informacji poufnych była możliwie precyzyjna. Dzięki temu, w razie sprzecznego z umową ujawnienia informacji przez drugą stronę umowy, łatwiej będzie wykazać, że w istocie stanowiły one informacje poufne. W celach dowodowych często wprowadza się również obowiązek oznaczania informacji poufnych w określony w umowie sposób.
Wyłączenia od obowiązku zachowania poufności
Zazwyczaj umowa NDA zawiera również wyłączenia polegające na uznaniu, że obowiązek zachowania poufności nie dotyczy pewnego rodzaju informacji. W tym miejscu najczęściej wskazuje się m.in. na informacje powszechnie znane, informacje, w których posiadanie strona weszła jeszcze przed ich ujawnieniem lub informacje, na których ujawnienie druga strona wyraziła zgodę.
Wykorzystywanie i sposób ochrony informacji
Istotnym elementem NDA jest określenie, w jakim celu druga strona umowy będzie mogła wykorzystywać ujawnione jej informacje. W NDA warto zadbać również o określenie standardów ochrony przekazanych informacji. Często w tego rodzaju umowach wskazuje się, w jakim zakresie oraz na jakich zasadach informacje poufne mogą być ujawniane podmiotom trzecim.
Umowa NDA i czas jej trwania
NDA może zostać zawarta na czas oznaczony bądź nieoznaczony. W razie zawarcia umowy na czas nieoznaczony warto zadbać o wskazanie odpowiednio długiego okresu wypowiedzenia, ponieważ w przeciwnym razie przyjmuje się, że do wypowiedzenia umowa rozwiązuje się niezwłocznie po jej wypowiedzeniu (zgodnie z treścią art. 3651 kodeksu cywilnego).
Kary umowne
W NDA warto uregulować również skutki naruszenia obowiązku zachowania poufności. W tym celu często zamieszcza się postanowienia dotyczące kar umownych. Dzięki ich zawarciu w umowie, dochodzenie roszczeń od strony, która bezprawnie ujawniła informacje poufne staje się dużo łatwiejsze, z tego względu, że wystarczy wykazać, że doszło do sprzecznego z umową ujawnienia informacji poufnych. Nie ma natomiast konieczności udowadniania, że to ujawnienie przyczyniło się do powstania szkody. Więcej na temat kar umownych można przeczytać w tym artykule.
Co po zakończeniu umowy?
Często w umowach o zachowaniu poufności strony decydują się na określenie, co zrobić z przekazanymi na postawie tych umów informacjami, w momencie, gdy ich wykorzystywanie nie będzie już konieczne. Dość powszechną praktyką w tym zakresie jest postanowienie, że w określonym czasie strona, której informacje przekazano powinna je zniszczyć lub zwrócić drugiej ze stron wszystkie materiały, na których te informacje zostały utrwalone.
Umowa NDA - podsumowanie
Aby umowa o zachowaniu poufności skutecznie zabezpieczała interesy stron, przy jej konstruowaniu warto wziąć pod uwagę następujące elementy:
- Preambuła wskazująca na kontekst zawarcia umowy.
- Możliwie precyzyjna definicja informacji poufnych.
- Wyłączenia od obowiązku zachowania w poufności pewnych informacji w określonych sytuacjach.
- Wskazanie, w jakim celu wykorzystywane będą ujawnione informacje.
- Określenie standardów ochrony informacji.
- Wskazanie podmiotów, którym można ujawniać informacje poufne oraz warunków na jakich będą one przekazywane.
- Określenie czasu trwania umowy.
- Ustanowienie kar umownych.
- Określenie sposobu postępowania z przekazanymi informacjami, w przypadku, gdy ich wykorzystywanie nie będzie już konieczne.
