Die neuen Befugnisse der polnischen Staatlichen Arbeitsinspektion (Państwowa Inspekcja Pracy, PIP) haben bereits praktische Bedeutung für Unternehmen. Die PIP nutzt Daten der polnischen Sozialversicherungsanstalt (ZUS) und der Steuerverwaltung, um Unternehmen für Überprüfungen auszuwählen, und versendet Warnschreiben an ausgewählte Unternehmen, die B2B-Verträge und Auftragsverträge nutzen.
Durch die Gesetzesänderungen wurden die Möglichkeiten der Staatlichen Arbeitsinspektion erweitert, zu überprüfen, ob eine formal auf einem zivilrechtlichen Vertrag – darunter einem B2B-Vertrag oder einem Auftragsvertrag – beruhende Zusammenarbeit tatsächlich nicht die Merkmale eines Arbeitsverhältnisses erfüllt.
Dies bedeutet, dass Unternehmen nicht nur auf den Inhalt der abgeschlossenen Verträge achten sollten, sondern vor allem auf die tatsächliche Organisation und Durchführung der Zusammenarbeit.
Die PIP wählt bereits Unternehmen für Überprüfungen aus und versendet Warnschreiben
Die neuen Befugnisse der PIP stellen nicht mehr nur ein potenzielles Risiko dar. Die Arbeitsinspektion nutzt Daten der ZUS und der Steuerverwaltung, um Unternehmen für Überprüfungen auszuwählen, und richtet Warnschreiben an ausgewählte Unternehmen, die B2B-Verträge und Auftragsverträge nutzen.
Der Informationsaustausch zwischen der Staatlichen Arbeitsinspektion, der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) und der Nationalen Steuerverwaltung (Krajowa Administracja Skarbowa, KAS) soll die Identifizierung von Fällen erleichtern, in denen die tatsächliche Durchführung eines zivilrechtlichen Vertrags auf das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses hindeuten könnte.
Nach veröffentlichten Informationen nutzt die PIP bereits Daten der ZUS und der Steuerverwaltung. Kontrollen unter umfassender Nutzung der neuen Datenbasis sollen jedoch erst ab Januar 2027 beginnen.
Warnschreiben sollten daher als wichtiges Signal für Unternehmen verstanden werden, das bestehende Zusammenarbeitsmodell noch vor einer möglichen Kontrolle zu überprüfen.
Wann kann eine B2B-Zusammenarbeit infrage gestellt werden?
Das Risiko, dass ein Zusammenarbeitsmodell infrage gestellt wird, steigt insbesondere dann, wenn die Art der Leistungserbringung typische Merkmale eines Arbeitsverhältnisses aufweist, unter anderem wenn der Auftragnehmer:
- Aufgaben unter der Leitung des Vertragspartners ausführt und dessen laufenden Weisungen folgt;
- seine Leistungen an einem vom Vertragspartner bestimmten Ort und zu von diesem festgelegten Zeiten erbringt;
- zur persönlichen Erbringung der Leistungen verpflichtet ist;
- kein wesentliches unternehmerisches Risiko im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit trägt;
- seine Vergütung in erster Linie für die für die Leistungserbringung aufgewendete Zeit und nicht für ein bestimmtes Ergebnis erhält;
- Ansprüche, Leistungen oder Benefits in Anspruch nimmt, die typischerweise Arbeitnehmern zustehen.
Was bedeutet dies für Unternehmen?
Die Maßnahmen der PIP zeigen, dass die Überprüfung von B2B-Verträgen nicht mehr nur ein theoretisches regulatorisches Risiko darstellt. Unternehmen, die in größerem Umfang mit Selbstständigen oder auf Grundlage anderer zivilrechtlicher Verträge zusammenarbeiten, sollten ihre Zusammenarbeitsmodelle frühzeitig analysieren.
Von besonderer Bedeutung ist dabei die tatsächliche Durchführung des Vertrags. Weder die Bezeichnung eines Vertrags als B2B-Vertrag noch die Tatsache, dass der Auftragnehmer als Einzelunternehmer tätig ist, entscheidet für sich allein über die korrekte rechtliche Einordnung der Zusammenarbeit.
Was sollte vor einer Kontrolle der PIP überprüft werden?
Empfehlenswert ist die Durchführung eines Audits der zivilrechtlichen Verträge sowie der tatsächlichen Art und Weise ihrer Durchführung. Die Analyse sollte insbesondere folgende Aspekte umfassen:
- die Art und Weise der Erteilung und Durchsetzung von Weisungen;
- die Regeln für die Festlegung von Ort und Zeit der Leistungserbringung;
- den Umfang der Selbstständigkeit des Auftragnehmers;
- die Möglichkeit, Vertreter oder Subunternehmer einzusetzen;
- die Art und Weise der Festlegung und Auszahlung der Vergütung;
- den Umfang der Haftung und des vom Auftragnehmer getragenen unternehmerischen Risikos;
- den Zugang zu Benefits und anderen Leistungen, die typischerweise Arbeitnehmern gewährt werden;
- die tatsächliche Einbindung des Auftragnehmers in die Organisationsstruktur des Unternehmens.
Sie haben ein Schreiben der PIP erhalten? Warten Sie nicht auf eine Kontrolle
Der Erhalt eines Warnschreibens sollte Anlass sein, die bestehenden Verträge und die tatsächliche Organisation der Zusammenarbeit zu überprüfen. Unternehmen sollten das Risiko einer möglichen Neubewertung einzelner Vertragsverhältnisse analysieren und sich entsprechend auf mögliche weitere Maßnahmen der PIP vorbereiten.
Werden Unregelmäßigkeiten festgestellt, kann es erforderlich sein, nicht nur die Vertragsdokumentation anzupassen, sondern auch die praktischen Grundsätze der Zusammenarbeit zu ändern.
